10 veelgestelde vragen over Microsoft 365 abonnementen

1. Welke Microsoft 365-abonnementen bestaan er en wat zit waar in?

Microsoft biedt Business-abonnementen (Basic, Standard, Premium) en Enterprise-abonnementen (E1, E3, E5). Elk niveau bevat Teams, Exchange Online, SharePoint en OneDrive, maar de beveiliging en compliance-features verschillen sterk.

Business Basic is geschikt voor e-mail en online Office-apps, Standard voegt desktop Office toe en Premium bevat geavanceerde beveiliging. E3 biedt uitgebreide compliance en E5 voegt geavanceerde security en analytics toe.

Praktische tip

Maak een lijst van must-haves (bijv. mailboxgrootte, DLP, eDiscovery) en match die met de features van E3/E5 vs Business Premium om onnodige upgradekosten te voorkomen.

2. Wat is het verschil tussen Business- en Enterprise-licenties?

Het grootste verschil zit in schaalbaarheid, compliance en security. Enterprise-licenties (E3/E5) bieden grotere mailboxen, uitgebreide audit- en compliance-tools en meer securityopties zoals Defender en Advanced Threat Protection.

Business-licenties zijn prima voor kleine teams, maar zodra je strikte regelgeving of complexe compliance-workflows hebt, is Enterprise vaak noodzakelijk.

Praktische tip

Als je voldoet aan wettelijke bewaarplichten of veel gedeelde mailboxen gebruikt, kies dan snel voor E3 of E5. Overweeg een mix: kritische functies op E3/E5, resten op Business-licenties.

3. Zit Exchange Online altijd inbegrepen?

De meeste Microsoft 365-pakketten bevatten Exchange Online, maar er bestaan ook standalone Exchange Online-plannen. Sommige Business-versies hebben beperktere mailboxgrootte en retentiemogelijkheden dan Enterprise.

Bij migraties of hybride omgevingen kun je kiezen voor standalone Exchange Online of mailhosting via een partner.

Praktische tip

Controleer mailboxgrootte en retentie-instellingen voordat je migreert. Voor grote mailboxen of uitgebreide compliance kies je E3/E5 of een Exchange Online Plan 2.

4. Hoe organiseer je licentiebeheer efficiënt?

Goed licentiebeheer voorkomt onnodige kosten en compliance-risico’s. Werk met gecentraliseerd beheer via Microsoft 365 Admin Center, gebruik gebruikersgroepen en automatiseer toewijzing via Azure AD-groepen.

Houd een overzicht bij van actief gebruikte licenties en voer periodieke audits uit om ongebruikte licenties vrij te maken.

Praktische tip

Gebruik dynamische Azure AD-groepen om licenties automatisch toe te wijzen op basis van rol of afdeling. Plan een kwartaalreview van licentiegebruik.

5. Hoeveel opslag krijg je in OneDrive en SharePoint?

OneDrive geeft doorgaans 1 TB per gebruiker en kan worden verhoogd afhankelijk van het abonnement en aantal gebruikers. SharePoint-sites beginnen met een basisopslag en schalen met extra opslag per tenant.

Enterprise-abonnementen bieden mogelijkheden voor extra of onbeperkte opslag onder voorwaarden. Let op het beheer van bestanden en versiebeheer om opslag efficiënt te gebruiken.

Praktische tip

Stel opslagwaarschuwingen en quota in en maak duidelijke richtlijnen voor bestanden en versiebeheer om opslagkosten te beheersen.

6. Hoe zit het met beveiliging in Microsoft 365?

Beveiliging omvat MFA, Conditional Access, Microsoft Defender, DLP, en encryptie. Niet elk abonnement bevat alle security-functies; E5 heeft de meest uitgebreide set.

Essentiële stappen zijn MFA voor iedereen, basis Conditional Access en e-mailbescherming via Defender for Office 365.

Praktische tip

Activeer MFA meteen, configureer een baseline Conditional Access-policy en schakel antiphishing en antimalware in voor Exchange Online.

7. Kun je verschillende licenties mixen binnen één organisatie?

Ja — je kunt Business- en Enterprise-licenties combineren per gebruiker. Dit is handig als sommige medewerkers extra beveiliging of analytics nodig hebben terwijl anderen een eenvoudiger pakket gebruiken.

Let op correcte toewijzing van functies en licentiekosten wanneer je mix-and-match toepast.

Praktische tip

Gebruik een licentie-matrix die per rol aangeeft welke functies nodig zijn. Automatiseer toewijzing met Azure AD-groepen om fouten te voorkomen.

8. Wat zijn de verborgen kosten van Microsoft 365?

Naast licentiekosten kun je rekening houden met migratiekosten, training, third-party back-ups, integraties en beheer via een partner. Ook audits en compliance tooling kunnen extra kosten opleveren.

Een totale kostenanalyse (TCO) helpt om verrassingen te voorkomen, vooral bij grootschalige migraties of security upgrades.

Praktische tip

Maak een TCO inclusief migratie, beheer, back-up en trainingskosten. Overweeg een partner-scan van Allesoverhosting om onzichtbare kosten vroeg te signaleren.

9. Hoe schaal je Microsoft 365 mee met je organisatie?

Schaalbaarheid is een van de sterke punten van Microsoft 365: licenties kun je toevoegen of verwijderen, en governance-regels automatiseren teams- en site-creatie. Cruciaal is goede governance en naming conventions.

Automatiseer provisioning en lifecycle-management voor gebruikers, Teams en SharePoint-sites om rommel en shadow IT te voorkomen.

Praktische tip

Stel een provisioning-proces in met templates en regels voor externe sharing. Gebruik PowerShell of Graph API voor bulkbeheer en automatisering.

10. Hoe haal ik maximaal rendement uit Teams, SharePoint en Exchange Online?

Combineer governance met adoptieprogramma’s: maak templates voor Teams en SharePoint, train medewerkers op zoekfunctionaliteit en integraties, en automatiseer workflows met Power Automate.

Gebruik Exchange Online policies voor mailboxbeheer en retention, zodat informatie vindbaar en compliant blijft.

Praktische tip

Start met een pilotteam, bouw templates en maak interne champions voor Teams en SharePoint. Automatiseer veelvoorkomende taken met Power Automate om tijd te winnen.