Microsoft 365 heeft veel abonnementen en functies, waardoor het kiezen en beheren van de juiste licenties snel complex wordt. In dit artikel beantwoorden we de 10 meestgestelde vragen over Microsoft 365 abonnementen, met concrete voorbeelden en praktische tips.
Wij bij allesoverhosting.nl richten ons op praktische adviezen rondom Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive en licentiebeheer, zodat je sneller de juiste keuzes maakt en veilig kunt samenwerken.
1. Welke Microsoft 365 abonnementen zijn er en welke past bij mijn organisatie?
Microsoft heeft Business- en Enterprise-plannen (bijv. Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5). Business-plannen zijn bedoeld voor organisaties tot 300 gebruikers, Enterprise-plannen voor grotere organisaties met uitgebreidere compliance en security.
Voorbeeld: een klein adviesbureau met 12 medewerkers doet vaak Business Standard of Business Premium. Een organisatie met strenge compliance-eisen kiest vaak E3 of E5.
Praktische tip: kies op basis van functionaliteit, niet prijs
Maak een lijst met vereisten (e-mail, Teams-vergaderingen, DLP, geavanceerde beveiliging) en match die met de features per plan. Zo voorkom je dat je later moet upgraden.
2. Wat zit er in Exchange Online en hoe werkt e-mailhosting?
Exchange Online levert zakelijke e-mail, gedeelde agenda’s, contactpersonen en mailboxbeheer. Mailboxgrootte en functies (retentie, archivering) verschillen per abonnement.
Voorbeeld: Business Standard biedt bedrijfs-e-mail, maar Enterprise E3/E5 voegt geavanceerde archivering en eDiscovery toe, handig bij juridische eisen.
Praktische tip: shared mailboxes en licenties
Gebruik shared mailboxes voor algemeen communication (info@). Deze hebben vaak geen aparte licentie nodig, zolang ze geen actieve gebruiker zijn.
3. Wat is het verschil tussen SharePoint, OneDrive en Teams?
OneDrive is persoonlijk opslag voor gebruikers (back-up van documenten), SharePoint is voor gedeelde team- of projectdocumentbibliotheken. Teams is de samenwerkingstool die chat, vergaderen en documentdeling via SharePoint/OneDrive combineert.
Voorbeeld: bewaar concepten in OneDrive, plaats projectdocumenten in een SharePoint-site en koppel die site aan een Teams-kanaal voor directe samenwerking.
Praktische tip: structuur voorkomt chaos
- Gebruik SharePoint-sites per team of project.
- Bewaar persoonlijke bestanden in OneDrive.
- Beheer toegang via Teams-groepen en SharePoint-machtigingen.
4. Hoe werkt licentiebeheer en hoeveel licenties heb ik nodig?
Licentiebeheer (licentiebeheer) betekent gebruikers toewijzen, upgraden/downgraden en audits uitvoeren. Tel het aantal actieve gebruikers, gedeelde accounts en service-accounts om het juiste aantal licenties te bepalen.
Voorbeeld: een parttime medewerker die alleen e-mail nodig heeft kan met een Business Basic-license af, terwijl een medewerker die documenten bewerkt Business Standard nodig heeft.
Praktische tip: voer elk kwartaal een licentie-audit uit
- Maak een lijst van actieve gebruikers en hun benodigdheden.
- Schrap of herverdeel ongebruikte licenties.
- Gebruik groepen en policies om rechten efficiënt toe te wijzen.
5. Kan ik verschillende abonnementen (mix) combineren?
Ja, je kunt binnen één tenant verschillende licentietypes combineren. Dit is praktisch als bepaalde teams meer geavanceerde functies nodig hebben dan anderen.
Let op beperkingen: sommige functies werken alleen volledig als alle betrokken gebruikers de juiste licentie hebben (bijv. Advanced Compliance of bepaalde Teams-telefoonopties).
Praktische tip: role-based licensering
- Geef power users E3/E5 en de rest Business-licenties.
- Documenteer wie welke functies gebruikt om onverwachte kosten te voorkomen.
6. Welke beveiligingsfuncties zitten in Microsoft 365?
Microsoft 365 bevat basisbeveiliging zoals Exchange Anti-Spam en beveiligde verbindingen. Voor geavanceerde beveiliging heb je features zoals MFA, Conditional Access, Defender for Office 365, DLP en Information Protection.
Voorbeeld: met MFA en Conditional Access voorkom je dat een gestolen wachtwoord toegang geeft vanaf een onbeveiligd apparaat.
Praktische tip: start met MFA en beveiligingspolicy’s
- Zet MFA verplicht voor alle gebruikers.
- Activeer Conditional Access voor risicovolle inlogpogingen.
- Bekijk Defender for Office 365 bij veel phishing-activiteit.
7. Hoe zit het met opslag, archivering en back-up?
OneDrive en SharePoint bieden standaardopslag per gebruiker/site. Exchange Online heeft mailboxquota en optionele archivering. Microsoft biedt redundantie, maar geen traditionele back-upretentie voor langdurige herstelbehoeften.
Daarom kiezen veel organisaties voor third-party back-upoplossingen om per ongeluk verwijderde data of ransomware-schade te herstellen.
Praktische tip: combineer Microsoft-retentie met externe back-up
- Stel retention policies en labels in voor compliance.
- Gebruik externe back-up voor langere retentie en herstelopties.
8. Wat kost Microsoft 365 echt en hoe bespaar ik?
De kosten bestaan uit maandelijkse/licentiekosten per gebruiker plus eventuele add-ons (Defender, Phone System). De totale kosten hangen af van mix, aantal add-ons en beheerbehoefte.
Bespaar door onnodige licenties te verwijderen, gebruikersplannen te optimaliseren en reserved commitments te vermijden als je fluctuerende gebruikers hebt.
Praktische tip: maak een kosten-checklist
- Analyseer wie welke functies gebruikt.
- Verwijder inactieve accounts en dubbele licenties.
- Onderhandel met je partner bij grotere volumes.
9. Hoe pak ik migratie naar Microsoft 365 aan?
Migratie naar Microsoft 365 vraagt planning: inventarisatie, pilot, migratie van mailboxes, bestanden en instellingen, en eindgebruikersadoptie. Onvoldoende voorbereiding veroorzaakt dataverlies en frustratie.
Voorbeeld: start met een pilotgroep van 5–10 gebruikers om mail, SharePoint en Teams-workflows te testen voordat je de hele organisatie migreert.
Praktische tip: volg een migratie-checklist
- Inventariseer huidige omgeving en afhankelijkheden.
- Plan pilot en back-out scenario’s.
- Train eindgebruikers en communiceer migratiedata.
10. Waar kan ik support en beheer voor Microsoft 365 regelen?
Microsoft biedt officiële support, maar veel organisaties kiezen voor een lokale MSP of partner zoals allesoverhosting.nl voor dagelijks beheer, security-monitoring en licentieadvies. Een partner biedt vaak sneller en persoonlijker support.
Voorbeeld: wij beheren updates, regelen licentiebeheer en ondersteunen bij Exchange Online-migraties zodat jouw IT-team zich op de corebusiness kan richten.
Praktische tip: kies voor managed services als je interne capaciteit beperkt is
- Zorg dat support SLA’s duidelijk zijn.
- Kies een partner met aantoonbare ervaring in Exchange Online, Teams en SharePoint.
Praktische check die je nu direct kunt doen: controleer of alle gebruikers MFA hebben, welke licenties onbenut zijn en of je back-upstrategie externe herstelpunten bevat — deze drie stappen verminderen risico’s en kosten direct.