Veel organisaties worstelen met de keuze tussen Microsoft 365 en Google Workspace. Beide suites beloven betere samenwerking en productiviteit, maar ze verschillen op belangrijke punten zoals e-mail, bestanden, vergaderen en beheer.
Als specialist in Microsoft 365 — van Exchange Online en Teams tot SharePoint, OneDrive en licentiebeheer — leggen we hieronder concreet uit waar de verschillen zitten. Zo zie je direct welke suite beter past bij jouw organisatie en welke keuzes je in beheer en beveiliging moet maken.
Prijs en licentiebeheer
Microsoft 365 en Google Workspace hebben vergelijkbare prijsniveaus, maar de licentieopbouw verschilt. Microsoft biedt meerdere bundels met verschillende functionaliteiten per licentie, wat zowel flexibiliteit als complexiteit toevoegt.
Licentiebeheer binnen Microsoft 365 vraagt om aandacht: Exchange Online, Teams, SharePoint en geavanceerde beveiligingsopties kunnen apart of in bundels beschikbaar zijn. Dat maakt slim licentiebeheer essentieel om kosten te beheersen.
Praktische tip: houd licentiegebruik maandelijks bij
Implementeer een korte maandelijkse check van toegewezen licenties versus daadwerkelijk gebruik. Zo voorkom je overprovisioning en misbruik van premiumfeatures.
E-mail: Exchange Online vs. Gmail
Exchange Online is gericht op grote organisaties en biedt uitgebreide mailrouting, archivering en compliance-mogelijkheden. Gmail is eenvoudiger en gebruiksvriendelijk, maar mist vaak de diepere beheers- en compliance-tools van Exchange.
Voor organisaties met strikte bewaarplicht of geavanceerde e-discovery is Exchange Online vaak de betere keuze. Gmail is aantrekkelijk voor kleinere teams die snelheid en eenvoud prioriteren.
Praktische tip: bepaal je compliance-eisen eerst
Maak een korte lijst met bewaartermijnen, e-discovery en audit-eisen voordat je kiest. Dit voorkomt later omslachtige migraties of aanvullende tooling.
Bestanden en samenwerking: SharePoint/OneDrive vs. Google Drive
SharePoint en OneDrive zijn gebouwd voor documentmanagement op bedrijfsniveau en integreren diep met Teams en Exchange Online. SharePoint biedt metadata, versiebeheer en uitgebreide permissieregeling.
Google Drive is intuïtief en sterk in realtime bewerken, maar voor complex documentbeheer en workflow-automatisering is SharePoint vaak robuuster.
Praktische tip: kies hybride waar nodig
- Gebruik OneDrive voor persoonlijke opslag en SharePoint voor gedeelde teamdocumenten.
- Automatiseer documentworkflows met Power Automate als je geavanceerde processturing nodig hebt.
Samenwerken en vergaderen: Teams vs. Meet
Teams is meer dan alleen videobellen: het is een hub met chat, kanaalstructuren, integratie met SharePoint en mogelijkheden voor vergaderopnames en transcripties. Google Meet is simpel en effectief voor videovergaderingen, maar mist de integrale teamstructuur van Teams.
Als jouw organisatie veel projectmatig werkt en documenten centraal wil beheren tijdens gesprekken, is Teams vaak passender. Voor snelle, losse vergaderingen voldoet Meet prima.
Praktische tip: integreer vergaderingen met documentopslag
Plan standaard dat meeting-opnames en notulen in een SharePoint-teamsite of OneDrive-map worden opgeslagen. Dat verbetert vindbaarheid en compliance.
Beveiliging en compliance
Microsoft 365 biedt uitgebreide beveiligingsfeatures zoals Conditional Access, Microsoft Defender, DLP en uitgebreide auditlogs. Dat maakt het aantrekkelijk voor organisaties met strenge beveiligings- en compliance-eisen.
Google Workspace heeft ook sterke beveiligingsfuncties, maar Microsoft’s ecosysteem biedt vaak diepere integratie met on-premises Active Directory en uitgebreide SIEM-integraties.
Praktische tip: start met een beveiligingsbaseline
- Activeer multi-factor authentication (MFA) voor alle accounts.
- Stel Conditional Access policies in voor risicogebaseerde toegang.
- Implementeer DLP policies op Exchange Online en SharePoint.
Beheer en integratie
Het beheerportal van Microsoft 365 biedt gedetailleerde controls voor Exchange Online, SharePoint, Teams en Azure AD. Voor IT-beheerders betekent dat veel mogelijkheden maar ook beheercomplexiteit.
Google Workspace is eenvoudiger te beheren voor kleine teams, maar bij complexe identity- of netwerkvereisten wint Microsoft 365 door de integratie met Azure AD en enterprise tooling.
Praktische tip: automatiseer repetitieve beheertaken
- Gebruik PowerShell-scripts voor bulklicentiebeheer of mailboxinstellingen.
- Maak gebruik van policy templates en rollen om consistentie te bewaren.
Migratie en integratie met bestaande systemen
Migreren naar Microsoft 365 vanaf on-premises Exchange of andere mailplatformen is een veelvoorkomende route. Microsoft biedt tools en partnersupport voor Exchange Online migraties.
Integraties met ERP, CRM of andere bedrijfsapplicaties zijn vaak uitgebreider beschikbaar in het Microsoft-ecosysteem door standaard connectors en API-mogelijkheden.
Praktische tip: plan migraties in fasen
- Bepaal prioriteit: mailboxen, bestanden, Teams-kanalen.
- Test migraties met pilotgroepen.
- Meet impact en communicatiebehoefte vooraf.
Welke keuze past bij jouw organisatie?
Kies Microsoft 365 als je behoefte hebt aan enterprise-grade e-mail met Exchange Online, geavanceerd documentbeheer via SharePoint en OneDrive, en een complete samenwerkingservaring in Teams. Het voordeel zit in integratie en security.
Kies Google Workspace als je prioriteit ligt bij eenvoud, lage beheerlast en snelle adoptie voor kleinere teams zonder complexe compliance-eisen.
Praktische tip: laat een korte scan uitvoeren
Vraag een korte readiness-scan aan: inventariseer mailboxgrootte, documentstructuur, compliance-vereisten en gewenste integraties. Dat geeft direct inzicht in kosten en risico’s.
Laat AllesOverHosting.nl je helpen met concrete stappen voor migratie, licentiebeheer en beveiliging binnen Microsoft 365 — van Exchange Online en Teams tot SharePoint en OneDrive. Begin vandaag nog met een simpele check: controleer of alle gebruikers MFA hebben en of belangrijke data in SharePoint of OneDrive centraal wordt opgeslagen.