Veel organisaties gebruiken dagelijks Microsoft 365, maar halen lang niet altijd het maximale uit functies die tijd en ergernis schelen. Je herkent het: inboxen die vollopen, zoektochten in SharePoint en onnodige handmatige taken tussen Teams, OneDrive en Exchange Online.
In dit artikel laten we vijf vaak over het hoofd geziene features zien die je direct productiever maken. Praktisch, toepasbaar en met aandacht voor beveiliging en licentiebeheer — vanuit de praktijkervaring van allesoverhosting.nl.
1. Quick Steps in Outlook (Exchange Online) — werk sneller met één klik
Quick Steps zijn één-klik handelingen in Outlook die meerdere stappen combineren. Ideaal voor veelvoorkomende workflows zoals e-mail doorsturen, archiveren of in een taak omzetten.
Quick Steps is beschikbaar in Exchange Online via Outlook (desktop). Het bespaart vooral tijd bij e-mailbeheer en zorgt voor consistentie in afhandeling.
Praktische tips
- Maak Quick Steps voor: “Naar Project X”, “Archiveer en markeer als gelezen” en “Maak taak van e-mail”.
- Stel sneltoetsen in (bijv. Ctrl+Shift+1) om zonder muis te werken.
- Combineer met Outlook-regels voor maximale automatisering van binnenkomende e-mail.
2. Slash-commands en sneltoetsen in Teams — navigeer en werk sneller
Veel gebruikers klikken zich een slag in Teams. Slash-commands (bv. /files, /call, /goto) en keyboard shortcuts versnellen navigatie en acties aanzienlijk.
Deze functies werken in de Teams-desktop en webapp en besparen tijd bij zoeken, bellen of bestanden delen.
Praktische tips
- Leer vijf handige slash-commands: /files, /call, /activity, /goto, /unread.
- Gebruik Ctrl+. om alle sneltoetsen te zien en oefen er één per week in.
- Combineer met berichten-snelreacties en “Opslaan” (bookmark) om later snel terug te vinden wat belangrijk is.
3. Metadata en opgeslagen weergaven in SharePoint — stop met eindeloze mappen
SharePoint presteert het beste als je metadata gebruikt in plaats van een diepe mappenstructuur. Filters en opgeslagen weergaven maken veel snellere documentvinding mogelijk.
Met slimme kolommen, site-collecties en gepersonaliseerde weergaven voorkom je rondspringen tussen Teams en SharePoint en verbeter je de zoekresultaten.
Praktische tips
- Definieer 3-5 kernmetadata voor elk documenttype (project, klant, status).
- Maak standaardweergaven per team: “Openstaande acties”, “Laatste 7 dagen” en “Facturen”.
- Gebruik kolomformattering of JSON als je visuele statusindicatoren wilt (bv. rood/ groen voor urgentie).
4. Versiebeheer en Files Restore in OneDrive & SharePoint — herstel met één klik
Versiegeschiedenis en Files Restore zijn vaak ondergewaardeerd, maar essentieel voor herstel na fouten of ransomware-incidenten. Zowel OneDrive als SharePoint houden versies bij en bieden herstelopties.
Files Restore kan volledige bibliotheken terugzetten naar een eerder moment, wat veel tijd scheelt bij incidenten.
Praktische tips
- Zet versiebeheer standaard aan voor belangrijke bibliotheken en bepaal bewaarbeleid via het Microsoft 365-beheercentrum.
- Gebruik Files Restore in OneDrive bij massale wijziging of verwijdering — bekijk eerst auditlogs in Exchange Online of het Security & Compliance center.
- Test restauraties één keer per kwartaal als onderdeel van je beveiligingsroutine.
5. Power Automate templates — kleine flows met grote impact (let op licentiebeheer)
Power Automate (cloud flows) biedt kant-en-klare templates voor automatisering tussen Exchange Online, Teams, SharePoint en OneDrive. Denk aan: bijlagen automatisch opslaan, meldingen bij belangrijke documenten of dagelijkse samenvattingen in Teams.
Let op licentiebeheer: sommige connectoren en features vereisen premium-licenties. Controleer dit voordat je flows breed uitrolt.
Praktische tips
- Kies een template, bv. “Save Outlook attachments to SharePoint”. Pas de flow aan en test met één mailbox.
- Documenteer eigenaar en run-frequency van elke flow; stel monitoring alerts in bij mislukte runs.
- Controleer in je licentiebeheer welke gebruikers premium connectors nodig hebben en schaal gecontroleerd uit.
Extra: beveiliging en governance blijven cruciaal
Automatiseren en versnellen mag nooit ten koste gaan van beveiliging. Gebruik Microsoft 365-beveiligingsinstellingen, bewaarbeleid en rolgebaseerde toegang om risico’s te beperken.
Als specialist adviseren we bij allesoverhosting.nl altijd om flows en toegangsrechten periodiek te reviewen binnen je licentiebeheerproces.
Praktische check die je nu kunt doen: controleer deze week of ten minste één Quick Step, één Teams-command en één Power Automate-flow actief en gedocumenteerd zijn — en toets of versiebeheer aanstaat voor je belangrijkste SharePoint-bibliotheek.