Microsoft Teams is vaak het centrale samenwerkingsplatform binnen Microsoft 365. Veel organisaties gebruiken Teams dagelijks, maar zien kansen liggen op het gebied van governance, integratie met Exchange Online en efficiënt gebruik van SharePoint en OneDrive.
In dit artikel leggen we helder uit hoe Teams binnen Microsoft 365 werkt, welke koppelingen essentieel zijn (zoals met Exchange Online en SharePoint), waar je op let qua licentiebeheer en security, en wat je direct kunt doen om productiever samen te werken.
Wat is Microsoft Teams binnen Microsoft 365?
Microsoft Teams is de hub voor chatten, vergaderen, bellen en samenwerken op bestanden binnen Microsoft 365. Het verbindt services als Exchange Online voor agenda’s en mail, SharePoint voor teamdocumenten en OneDrive voor persoonlijke bestanden.
Teams is niet alleen een losse app: het is ingebed in de Microsoft 365-omgeving en profiteert van dezelfde beveiligings- en compliance-instellingen als de rest van je tenant.
Hoe werkt de integratie met Exchange Online, SharePoint en OneDrive?
Exchange Online verzorgt vergaderverzoeken, agenda’s en mailnotificaties die naadloos verschijnen in Teams. Elke Teams-vergadering maakt automatisch een kalenderitem in Exchange.
Elk Team krijgt een SharePoint-site voor gedeelde bestanden; persoonlijke bestanden worden opgeslagen in OneDrive. Dat maakt beheren en versiecontrole eenvoudiger dan losse bestanden in losse systemen.
Praktische voorbeelden
- Een geplande Teams-vergadering staat automatisch in de Exchange Online-agenda van deelnemers.
- Bestanden die je in een kanaal uploadt, worden opgeslagen in de SharePoint-documentbibliotheek van dat team.
- Wanneer je een bestand deelt in een chat, maakt Teams een link naar dat bestand in OneDrive of SharePoint met juiste permissies.
Licentiebeheer: welke licenties heb je nodig?
Licentiebeheer binnen Microsoft 365 bepaalt welke Teams-functies beschikbaar zijn. Basisfuncties zitten in veel zakelijke Office 365- en Microsoft 365-pakketten, maar geavanceerde security, archivering en audioconferencing vereisen aanvullende licenties.
Zorg dat je overzicht hebt van welke gebruikers welke features nodig hebben en pas licenties hierop aan om kosten te optimaliseren.
Checklist voor licentiebeheer
- Inventariseer gebruikers: wie heeft alleen chat nodig, wie vergadert veel, wie heeft archivering/eDiscovery nodig?
- Vergelijk licentiepakketten en map features aan user persona’s in je organisatie.
- Gebruik tagging of groepen in het admin center om licenties centraal toe te wijzen en te monitoren.
Beveiliging en compliance in Teams
Teams profiteert van Microsoft 365-beveiligingslagen: Azure AD voor identiteiten, Exchange Online Protection voor mail en Microsoft Purview voor compliance en eDiscovery.
Belangrijke beveiligingsinstellingen die je niet mag missen: multi-factor authentication, conditional access policies en data loss prevention (DLP) voor bestanden en chatberichten.
Concrete security-taken voor admins
- Activeer MFA voor alle gebruikers en beheer break-glass accounts zorgvuldig.
- Stel conditional access in op basis van locatie, apparaatcompliance en risicoprofielen.
- Implementeer DLP en bewaarbeleid (retention) via Microsoft Purview om gevoelige gegevens te beschermen.
Structuur en governance: voorkom wildgroei
Zonder regels ontstaan snel te veel teams, rommelige kanalen en gefragmenteerde bestanden. Een governanceplan voorkomt chaos en bespaart beheeruren later.
Leg vast wie teams mag aanmaken, welke naming-conventies gelden en hoe levenscycli van teams verlopen (life-cycle management).
Praktische governance regels
- Beperk teamcreatie tot specifieke groepen of gebruik self-service met goedkeuringsflows.
- Gebruik consistente naamgeving: Afdeling_Project_Jaar of Team_Functioneel.
- Stel automatische expiratie en reviewmomenten in voor inactieve teams.
Adoptie en productiviteit: hoe je medewerkers meekrijgt
Succes met Teams is meer dan techniek; gebruiksgemak en training bepalen adoptie. Begin met concrete workflows en korte trainingen voor dagelijks gebruik.
Focus op praktische scenario’s: vergaderen zonder e-mail, samenwerken op documenten via SharePoint, en gebruik van kanalen in plaats van grote informele e-mailthreads.
Tips om adoptie te versnellen
- Organiseer korte, rolgebaseerde workshops (bijv. sales vs. support).
- Maak quick-start templates met standaardkanalen, tabbladen en apps voor veelvoorkomende processen.
- Meet adoption metrics: actieve gebruikers, vergaderduur en gedeelde bestanden. Gebruik die data om bij te sturen.
Dagelijks gebruik: best practices voor teams en kanalen
Een duidelijke kanaalstructuur en afspraken schelen veel tijd. Gebruik kanalen voor onderwerpen of projecten, en threads voor relevante conversaties.
Gebruik @mentions verstandig en bewaak notificaties zodat je niet constant wordt afgeleid.
Concrete dagelijkse workflow
- Creëer één kanaal per project/onderwerp. Voeg sub-onderwerpen niet als nieuwe teams toe.
- Gebruik bestanden in kanalen (SharePoint) als single source of truth, voorkom lokale kopieën.
- Plan korte async-updates in plaats van onnodige vergaderingen; gebruik opname en transcript van meetings voor opvolging.
Vergaderingen, opnames en transcripties
Teams-vergaderingen synchroniseren met Exchange Online en bieden opname, transcriptie en live captions. Deze functies vergroten toegankelijkheid en naslag.
Zorg dat je bewaarbeleid en permissies goed instelt voor opgenomen vergaderingen via Microsoft Purview.
Praktische vergadertips
- Stel standaard vergader-templates in (agenda, doelen, notulist) in Teams-vergaderingen.
- Activeer opname alleen wanneer nodig en communiceer opslaglocatie (SharePoint/OneDrive).
- Gebruik breakout rooms en polls om betrokkenheid te vergroten zonder lange calls.
Externe samenwerking en gasttoegang
Teams ondersteunt externe partners via Guest Access en Teams Connect. Gasttoegang is handig maar vereist strikte controle van permissies.
Gebruik conditional access en beperkte toegang tot gevoelige SharePoint-sites wanneer je gasten uitnodigt.
Veilig extern samenwerken
- Definieer wat gasten wel en niet mogen doen (uploaden, delen, kanaaltoegang).
- Gebruik expiration policies voor gastaccounts en controleer periodiek toegangsrechten.
- Overweeg B2B direct connect of Azure AD B2B voor langdurige partnerships.
Admin-tools en troubleshooting
Het Microsoft 365 Admin Center, Teams Admin Center en PowerShell zijn je tools voor beheer en troubleshooting. Gebruik reporting en logs om problemen snel te vinden.
Houd Exchange Online- en SharePoint-logs in de gaten voor sync- en permissieproblemen.
Snelle troubleshooting-stappen
- Controleer gebruikerslicentie en policies in het Microsoft 365 Admin Center.
- Bekijk audit logs en use activity reports in het Teams Admin Center.
- Gebruik PowerShell voor bulkwijzigingen en geavanceerde rapportage.
Integraties: haal meer uit Teams
Teams integreert met tal van apps: Planner, Power Automate, Power BI en allerlei third-party tools. Die integraties maken workflows efficiënter en verminderen context-switching.
Kies integraties zorgvuldig en beheer toestemming via app-permissies in het Teams Admin Center.
Populaire integraties en waarom ze werken
- Planner/To Do: eenvoudige taakmanagement binnen kanalen.
- Power Automate: automatiseer notificaties, approvals en documentflows tussen Exchange Online, SharePoint en Teams.
- Power BI: deel dashboards direct in Teams-kanalen voor realtime inzicht.
Praktische check: bekijk voor elke nieuwe functionaliteit of je bestaande licenties en security policies nog passen — dat voorkomt verrassingen en te hoge kosten.