Zo migreer je veilig je mailboxen naar Microsoft 365

Door /

Je besluit om mee te gaan met modern werken en je mailboxen naar Microsoft 365 te migreren. Dat klinkt logisch, maar de praktijk bevat veel valkuilen: verloren e-mail, foutieve DNS-instellingen of gebruikers die opeens niet kunnen werken.

Bij AllesOverHosting helpen we organisaties migraties naar Exchange Online, Teams en SharePoint soepel en veilig uit te voeren. Dit artikel geeft een praktisch stappenplan, voorbeelden en concrete checks voor een succesvolle migratie.

Voorbereiding: stel de basis goed in

Voorbereiding bepaalt 80% van het succes. Zonder goede inventarisatie loop je later tegen latency, licentieproblemen of synchronisatieproblemen aan.

Zorg dat je inventarisatie compleet is: mailboxgrootte, gedeelde mailboxen, distributielijsten, mobiele devices en bestaande compliance-regels.

Checklist vóór de migratie

  • Maak een lijst van alle mailboxen en hun grootte (inclusief public folders).
  • Controleer huidige mailflow, MX-records en TTL-instellingen bij je DNS-provider.
  • Breng third-party tools en integraties in kaart (CRM, archivering, agenda-sync met Teams).
  • Plan licentiebeheer: welke Microsoft 365-licenties (Business, E3, E5) zijn nodig per gebruiker?
  • Reserveer tijd voor training en communicatie naar eindgebruikers.

Keuze van migratiestrategie

Er zijn verschillende manieren om naar Exchange Online te migreren. De beste keuze hangt af van huidige omgeving en organisatiegrootte.

Wij adviseren altijd de methode die het minste risico en downtime geeft.

Belangrijke migratie-opties

  • Cutover-migratie: geschikt voor kleinere organisaties (tot ~150 mailboxen). Alle mailboxen verhuizen in één keer.
  • Staged-migratie: gefaseerde migratie voor middelgrote organisaties met Exchange on-premises.
  • Hybrid-migratie: lange termijn coexistence tussen on-premises Exchange en Exchange Online, handig bij complexe omgeving of actieve directory-integratie.
  • IMAP- of PST-migratie: wanneer je geen Exchange gebruikt; verplaats alleen e-mail, geen agenda’s/contacten zonder extra tooling.

Stapsgewijze migratie naar Exchange Online

Een praktische migratie bevat drie fasen: voorbereiding, uitvoering en nazorg. Hieronder een concreet stappenplan dat wij vaak inzetten.

  1. Voorbereiding en proof-of-concept

    • Maak proefmigraties met enkele testmailboxen om processen en prestaties te meten.
    • Controleer netwerk (bandbreedte en latency) en zet QoS in indien nodig.
  2. Identiteit en synchronisatie

    • Implementeer Azure AD Connect voor synchronisatie van accounts en wachtwoorden (indien on-premises AD).
    • Overweeg Pass-through Authentication of Federatie afhankelijk van je beveiligingseisen.
  3. Licenties en mailboxtoewijzing

    • Wijs Microsoft 365-licenties toe via licentiebeheer en controleer opslagquota voor OneDrive en mailboxen.
    • Zorg voor juiste mailboxgroottes en auth-instellingen in Exchange Admin Center.
  4. Mailflow en DNS

    • Verlaag DNS TTL enkele uren of dagen vooraf voor snelle cutover.
    • Wijzig MX-records en zorg dat SPF, DKIM en DMARC kloppen om deliverability te behouden.
  5. Overdracht en synchronisatie

    • Voer migratiebatches uit via Exchange Admin Center, PowerShell of tools als BitTitan/Quest voor complexere migraties.
    • Controleer migratie-rapporten en corrigeer fouten (auth, throttling, corrupt items).
  6. Outlook en mobiele devices

    • Instrueer gebruikers om Outlook-profielen te vernieuwen of automatische provisioning te gebruiken.
    • Herconfigureer mobiele apparaten of gebruik Intune voor beheer en Conditional Access.
  7. Nazorg

    • Controleer mailboxintegriteit, gedeelde mailboxen en delegaties.
    • Voer eindgebruikers-training uit gericht op Teams, SharePoint en OneDrive om productiviteit te verhogen.

Beveiliging en compliance tijdens de migratie

Security is geen bijzaak. Tijdens en na migratie moet MFA, data loss prevention en auditing direct ingesteld zijn.

AllesOverHosting raadt aan standaard MFA in te schakelen en Conditional Access policies toe te passen voor kritieke groepen.

Concrete beveiligingsmaatregelen

  • Activeer Multi-Factor Authentication (MFA) voor alle accounts.
  • Stel Conditional Access in: blokkeer legacy auth en beperk toegang op basis van locatie/device.
  • Activeer Microsoft Defender for Office 365 voor anti-phishing en safe attachments.
  • Configureer DLP, retentie- en eDiscovery-policy’s conform je compliance-eisen.
  • Zet mailbox auditing en mailbox-archivering aan waar nodig.

SharePoint en OneDrive: bestanden meenemen

Mailboxmigratie is vaak het startpunt. Bestanden en gedeelde documenten moeten ook naar SharePoint en OneDrive.

Gebruik migratietools om metadata te behouden en plan gebruikersworkflows opnieuw in Teams als je SharePoint-structuren verandert.

Migra­tie­tips voor bestanden

  • Houd mappenstructuur en permissies zoveel mogelijk intact tijdens migratie.
  • Verdeel grote migraties in batches en test per sitecollection.
  • Communiceer wijzigingen in SharePoint-locaties naar gebruikers en update koppelingen in Teams-kanalen.

Licentiebeheer en governance

Goed licentiebeheer voorkomt onverwachte kosten en zorgt dat gebruikers toegang hebben tot Exchange Online, Teams en SharePoint functionaliteit.

Stel rollen en policies in en maak periodieke audits om onder- of overlicentiëring te voorkomen.

Praktische licentiechecks

  • Match gebruikersprofiel met juiste Microsoft 365-plan (Business, E3, E5) op basis van beveiliging en compliancebehoeften.
  • Gebruik groepen voor bulk-toewijzing van licenties via Azure AD.
  • Monitor gebruik en activeer alleen noodzakelijke add-ons (e.g. Defender, Advanced Compliance).

Testen, communicatie en gebruikersadoptie

Een migratie is pas echt geslaagd als gebruikers zonder knelpunten doorwerken. Test en communiceer helder.

Voorzie gebruikers van korte how-to’s: Outlook-setup, Teams-agenda’s en opslag in OneDrive/SharePoint.

Communicatieplan (kort)

  • Vooraf: tijdlijn, downtimeverwachtingen en contactpersoon bij issues.
  • Tijdens migration: updates via e-mail of een Teams-kanaal voor support.
  • Na migratie: korte trainingssessies en FAQ met veelvoorkomende problemen.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Enkele issues komen steeds terug: synchronisatie-fouten, oude Outlook-profielen en verkeerde DNS-records.

Oplossingen zijn vaak eenvoudig: reset profiel, verhoog DNS TTL vooraf en gebruik migratie-logs voor diepgaande analyse.

  • Probleem: e-mails ontbreken. Oplossing: controleer migratiebatch-log en herstel items met PST-import indien nodig.
  • Probleem: mobiele devices blijven berichten ophalen van oud systeem. Oplossing: verwijder oude accounts of push nieuwe configuratie via Intune.
  • Probleem: vertraging in mailflow. Oplossing: controleer MX/Outbound connector en inspecteer throttling in Exchange Online.

Als AllesOverHosting ondersteunen we alle stappen: van inventarisatie en licentieadvies tot technische uitvoering en nazorg, zodat Exchange Online, Teams, SharePoint en OneDrive optimaal samenwerken.

Praktische check: controleer vóór cutover of MX, SPF, DKIM en DMARC juist zijn ingesteld en verlaag DNS-TTL minimaal 24 uur van tevoren.

Scroll naar boven