Microsoft 365 vs. Google Workspace: de belangrijkste verschillen

Veel organisaties staan voor dezelfde keuze: Microsoft 365 of Google Workspace? Beide suites bieden cloudproductiviteit, maar verschillen sterk in apps, beheer en integratie.

In dit artikel zetten we de belangrijkste verschillen op een rij en geven we praktische tips over Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive en licentiebeheer. Als specialist ondersteunen we je bij de juiste keuze en implementatie.

Belangrijkste verschillen in vogelvlucht

Microsoft 365 is gebouwd rond desktop- en webapplicaties met diepe integratie tussen Exchange Online, Teams, SharePoint en OneDrive. Google Workspace focust op webgebaseerde samenwerking via Gmail, Drive en Meet.

Voor organisaties die veel werken met Office-bestanden en geavanceerde beheer- en beveiligingsmogelijkheden willen, is Microsoft 365 vaak geschikter. Voor teams die puur webgebaseerd, lichtgewicht en snel willen samenwerken, is Google Workspace aantrekkelijk.

Samenwerking en apps: Teams vs. Google Meet en Drive

Teams biedt een geïntegreerde werkplek: chat, vergaderen, bellen, campus-brede samenwerking en integratie met SharePoint en Exchange Online. De functionaliteit is rijk en geschikt voor complexe workflows.

Google Meet en Chat zijn eenvoudiger te gebruiken en starten snel vanaf de browser. Bestanden uit Drive zijn makkelijk te delen, maar missen soms de diepgang van SharePoint-integratie.

Praktische tip: kies op basis van werkstijl

• Gebruik Teams als je veel intern samenwerkt, vergaderopnames, telefonie en workflow-integraties nodig hebt.
• Kies Google Workspace als je maximale eenvoud en browser-first gebruik belangrijker vindt.

E-mail en mailhosting: Exchange Online vs. Gmail

Exchange Online biedt geavanceerde administratie, shared mailboxes, uitgebreide archivering en compliance-tools. Voor organisaties met strikte regelgeving of complexe mailbox-structuren is dit vaak cruciaal.

Gmail is bekend om zijn eenvoudige interface en sterke spamfiltering. Beheeropties zijn goed, maar niet altijd zo gedetailleerd als die van Exchange Online.

Dieper: mailboxbeheer en compliance

• Exchange Online: geavanceerde archivering, retentiebeleid, eDiscovery en integratie met Microsoft Purview.
• Gmail: gebruiksvriendelijk, met basisretentie en eenvoudige eDiscovery-opties via Google Vault.

Bestandsopslag: SharePoint en OneDrive vs. Google Drive

OneDrive is ideaal voor persoonlijke opslag en synchronisatie, terwijl SharePoint is gemaakt voor gedeelde, gestructureerde content en intranetfuncties. Samen zorgen ze voor een stroomlijning van documenten en versiebeheer.

Google Drive is eenvoudig en krachtig voor gezamenlijke documenten, maar SharePoint biedt meer control over metadata, contentstructuren en complexe rechtenstructuren.

Praktische tip: combineer structuur met eenvoudig delen

1. Gebruik SharePoint-sites voor project- en afdelingstructuren.
2. Gebruik OneDrive voor persoonlijke werkbestanden en tijdelijke gedeelde documenten.
3. Stel duidelijke policies in via licentiebeheer en governance om wildgroei te voorkomen.

Beheer en licentiebeheer

Microsoft 365 biedt het Microsoft 365 Admin Center en Azure AD voor uitgebreid identiteits- en toegangsbeheer. Licentiebeheer is fijnmazig: je kiest tussen Business- en Enterprise-plannen en kunt aanvullende beveiligingsfeatures toevoegen.

Google Workspace Admin Console is overzichtelijk en eenvoudig. Licenties zijn meestal per gebruiker en minder modulair dan bij Microsoft 365.

Praktische tip: houd licentiebeheer actief

• Maak een overzicht van gebruikersprofielen en functies die ze nodig hebben.
• Gebruik auditreports om onnodige licenties op te sporen en kosten te besparen.
• Bij Allesoverhosting.nl helpen we met migratie, inrichting en optimaal licentiebeheer.

Beveiliging en compliance

Microsoft 365 levert uitgebreide beveiligingsoplossingen: Microsoft Defender, Conditional Access, Information Protection en uitgebreide compliance-tools. Dit is belangrijk voor sectoren met strikte regelgeving.

Google heeft sterke baseline-beveiliging en biedt ook tools voor data governance, maar sommige geavanceerde beveiligings- en compliance-eisen zijn nauwer vervlochten in het Microsoft-ecosysteem.

Tip voor security

• Zet Multi-Factor Authentication verplicht via Azure AD of Google Authenticator.
• Gebruik DLP, e-mailencryptie en retentiebeleid voor gevoelige data.
• Activeer logging en bewaak met SIEM-oplossingen voor naleving en incident response.

Kosten en licentiemodellen

Microsoft 365 kent meerdere lagen (Business Basic/Standard/Premium, E3, E5) waarmee je functies en beveiliging op maat kiest. Dit kan voordelig zijn, maar vraagt om goed licentiebeheer.

Google Workspace heeft doorgaans simpelere pakketten met vaste functies per editie. De prijs-kwaliteitverhouding hangt af van de specifieke behoeftes van je organisatie.

Migratie en integratie

Migratie van e-mail, documenten en werkprocessen vraagt planning. Exchange Online-migraties zijn goed ondersteund met tools en third-party oplossingen. SharePoint-migraties vereisen vaak herstructurering van content en metadata.

Google Workspace migraties hebben andere aandachtspunten, zoals conversie van Office-bestanden en behoud van permissies. Integraties met third-party apps verschillen per platform.

Stappen voor een succesvolle migratie

1. Maak een inventarisatie van gebruikers, data en workloads.
2. Bepaal welke functies kritisch zijn (Exchange Online-kenmerken, SharePoint-lijsten, Teams-chats).
3. Plan fasen: pilot, migratie van mailboxen, documenten en training van medewerkers.
4. Zorg voor post-migratie support en finetuning van licentiebeheer en beveiliging.

Welke keuze voor welk type organisatie?

Kies Microsoft 365 wanneer je: geavanceerde e-mail- en compliance-eisen hebt, veel Office-documenten gebruikt en uitgebreide beheer- en beveiligingsmogelijkheden nodig hebt. Exchange Online, Teams en SharePoint zijn dan sterke pijlers.

Kies Google Workspace als je organisatie web-first werkt, eenvoud en snelheid belangrijk vindt en je minder behoefte hebt aan diepe compliance-functionaliteit.

Praktische checklist van Allesoverhosting.nl

• Inventariseer kritische workloads: heb je Exchange Online-functies nodig?
• Bekijk integraties met bestaande systemen (Active Directory, ERP, CRM).
• Maak een proefproject met key-users in zowel Teams als Google Meet.
• Zorg voor goed licentiebeheer en security-setup vanaf dag één.

Handige check: controleer of je huidige workflows afhankelijk zijn van SharePoint-structuren of van eenvoudige Drive-mappen. Dat bepaalt veel voor migratie en adoptie.