Introductie
Je gebruikt Microsoft 365 waarschijnlijk elke dag, maar kent niet alle functies die écht tijd besparen. Veel teams worstelen met mail- en vergaderchaos, rommelige SharePoint-sites en handmatig licentiebeheer.
In dit artikel zetten we vijf relatief verborgen functies op een rij die je meteen productiever maken — van Exchange Online tot Teams, SharePoint, OneDrive en licentiebeheer.
1. Outlook Quick Steps en sjablonen (Exchange Online)
Veel mensen openen nog steeds dezelfde type e-mails en voeren steeds dezelfde handelingen uit. Quick Steps in Outlook (Exchange Online) automatiseert repetitieve acties met één klik.
Praktische tips
Maak Quick Steps voor veelvoorkomende workflows zoals: beantwoorden met standaardtekst, verplaatsen naar een projectmap en e-mail doorsturen naar een Teams-kanaal.
- Stap 1: Open Outlook > Start > Quick Steps > Nieuw Quick Step.
- Stap 2: Kies acties (antwoord + verplaatsen + markeren) en geef een sneltoets.
- Stap 3: Combineer met Outlook-sjablonen voor standaardantwoorden.
Voordeel: minder inbox-frictie en snellere verwerking, vooral bij gezamenlijke mailboxen in Exchange Online.
2. Taken-app in Teams (Planner + To Do)
Veel projecten leven deels in chat, deels in losse taken. De Taken-app in Teams brengt Planner en To Do samen, waardoor werkplan en communicatie op één plek staan.
Praktische tips
Zet in elk projectteam een plan op met buckets voor fases en koppel vaak gebruikte kanalen aan taken.
- Creëer een plan in Teams > Apps > Taken.
- Gebruik labels en prioriteiten voor overzicht.
- Automatiseer taak-aanmaak uit chats met Power Automate-templates.
Resultaat: minder context-switching en betere opvolging van acties tijdens vergaderingen.
3. SharePoint-libraries synchroniseren via OneDrive (Files On-Demand)
SharePoint bevat vaak de bron van waarheid, maar bestanden op afstand openen is traag zonder goede sync. OneDrive Files On-Demand synchroniseert SharePoint-libraries zonder lokale schijfruimte te verbruiken.
Praktische tips
Sla grote libraries lokaal niet op; gebruik gefilterde weergaven en metadata om snel te vinden wat je nodig hebt.
- Open de gewenste SharePoint-documentbibliotheek in de browser.
- Klik op “Synchroniseren” > OneDrive zorgt voor Files On-Demand.
- Gebruik weergaven en kolomfilters in SharePoint om relevante documenten te tonen.
Dit versnelt Teams-meetings waarin bestanden gedeeld worden en voorkomt dubbele versies tussen SharePoint en OneDrive.
4. OneDrive Known Folder Move en versiebeheer
Verlies van werk door lokale storingen is zonde. Known Folder Move (KFM) verplaatst automatisch Documenten, Bureaublad en Afbeeldingen naar OneDrive, inclusief versiegeschiedenis.
Praktische tips
Zet KFM centraal in je on-boarding en zorg dat back-up en versiegeschiedenis aanstaan.
- Activeer KFM via OneDrive-instellingen of via groepsbeleid/Intune voor grotere roll-outs.
- Controleer versiegeschiedenis in OneDrive voor herstel van eerdere versies bij fouten.
- Combineer met AutoSave in Office-apps voor realtime bescherming.
KFM reduceert dataverlies en bespaart tijd bij herstel, vooral handig voor remote medewerkers.
5. Dynamic groups voor efficiënt licentiebeheer en Conditional Access
Handmatig licenties toewijzen is tijdrovend. Met Azure AD dynamic groups koppel je eigenschappen (afdeling, locatie) aan automatische licentie-assignments — een must voor schaalbaar licentiebeheer in Microsoft 365.
Praktische tips
Gebruik dynamic groups in combinatie met beleid voor Conditional Access om veiligheid en gebruiksgemak te balanceren.
- Maak een dynamic group op basis van gebruikersattributen (bv. Department=Sales).
- Koppel een Microsoft 365-licentie automatisch aan die groep in het Microsoft 365 admin center.
- Voeg Conditional Access-regels toe voor MFA of apparaatcompliance per groep.
Zo beperk je handmatig werk en voorkom je verkeerde licentie-toewijzingen die kosten en irritatie veroorzaken.
Extra verdieping: Power Automate-templates voor dagelijkse taken
Power Automate biedt veel kant-en-klare flows die e-mails, Teams-berichten en SharePoint-updates automatiseren. Dat verhoogt productiviteit zonder veel ontwikkelwerk.
Praktische tips
Zoek in Power Automate naar templates voor “When a new email arrives” of “When a file is created in SharePoint” en pas ze aan voor jouw proces.
- Voorbeeld: e-mail bijlagen automatisch opslaan in SharePoint en een Teams-bericht sturen.
- Test nieuwe flows in een pilot-team voordat je ze breed uitrolt.
Integratie tussen Exchange Online, Teams en SharePoint via Power Automate vermindert handwerk en versnelt workflows.
Praktische check: loop in het Microsoft 365 admin center of Azure AD na of dynamic groups, Conditional Access en OneDrive KFM voor je organisatie zijn geconfigureerd — kies één pilotgroep en test de volledige flow (licentie, sync en toegang) binnen een week.