Introductie
Veel organisaties slaan dagelijks vertrouwelijke documenten op in Microsoft 365: offertes in SharePoint, klantgegevens in Teams-chats of salarisstroken in OneDrive. Maar hoe voorkom je dat die informatie per ongeluk lekt of in verkeerde handen valt?
In dit artikel laten we zien hoe je documenten in Microsoft 365 optimaal beveiligt — met concrete stappen voor SharePoint, OneDrive, Teams en Exchange Online. We behandelen ook licentiebeheer en praktische tips die je vandaag nog kunt toepassen.
Waarom documentbeveiliging in Microsoft 365 cruciaal is
Microsoft 365 biedt veel samenwerkingsmogelijkheden, maar iedere gedeelde map of link vergroot het risico. Zonder beleid is het lastig om controle te houden over wie wat ziet of deelt.
Beveiliging is niet alleen technisch: het gaat om juiste instellingen, gebruikersgedrag en licenties die de juiste functies mogelijk maken.
Begin met basisinstellingen
Activeer MFA en beheer identiteiten
Multifactor-authenticatie (MFA) is de meest effectieve eerste stap om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Schakel MFA verplicht voor alle gebruikers via Azure AD.
- Creëer sterke wachtwoordbeleid en forceer MFA voor admins en externe gebruikers.
- Gebruik ‘security defaults’ of configureer Conditional Access voor risicogebaseerde triggers.
Gebruik rolgebaseerd toegangsbeheer
Wijs alleen noodzakelijke rechten toe met Azure AD-rollen. Geef beheerdersrollen spaarzaam en monitor admin-activiteiten.
Bescherming in SharePoint, OneDrive en Teams
Beperk externe deling en standaardinstellingen
Stel organisatiebrede policies in zodat nieuwe sites en OneDrive-locaties standaard minimaal delen. Hiermee voorkom je dat gebruikers per ongeluk openbare links aanmaken.
- Zet externe sharing op ‘alleen bestaande gasten’ of ‘uit’ waar mogelijk.
- Stel beleid in zodat bij externe deling altijd een vervaldatum of wachtwoord vereist is.
Sensitivity labels en encryptie
Gebruik Microsoft Purview Sensitivity Labels om bestanden en sites te classificeren en automatisch encryptie toe te passen. Een label kan download blokkeren of watermerken toevoegen.
Voorbeeld: label “Vertrouwelijk – HR” dat download voorkomt en alleen toegang geeft aan HR-teams in SharePoint.
Praktische tips voor Teams en OneDrive
- Stel standaard permissies voor Teams-kanalen in en beperk gastrechten (geen uploaden/alleen weergave waar nodig).
- Gebruik ‘Block download’ voor gevoelige bestanden gedeeld via Teams/SharePoint.
- Controleer regelmatig gedeelde links in OneDrive en verwijder oude, ongebruikte links.
E-mailbeveiliging in Exchange Online
Encryptie en mailflow-beleid
Activate Office 365 Message Encryption (OME) om gevoelige e-mails te versleutelen. Combineer dit met mailflowregels in Exchange Online voor automatisch versleutelen van bepaalde inhoud.
- Maak DLP-regels die e-mails met creditcard- of BSN-nummers automatisch onderscheppen.
- Gebruik transport rules om externe attachments te strippen of te vereisen dat ze via SharePoint/OneDrive worden gedeeld.
Phishing- en spambeveiliging
Configureer Microsoft Defender voor Office 365 voor bescherming tegen phishing, malware en schadelijke links. Schakel safe attachments en safe links in en train gebruikers op verdachte e-mails.
Beleid en governance: DLP, labels en licentiebeheer
Data Loss Prevention (DLP)
Stel DLP-beleid in Microsoft Purview om te voorkomen dat gevoelige data de organisatie verlaat. DLP werkt op Exchange Online, SharePoint en OneDrive.
- Begin met detectieregels voor creditcards, BSN en IBAN, en breid uit op basis van incidenten.
- Gebruik policy tips in Outlook en Teams om gebruikers te waarschuwen tijdens het delen.
Licentiebeheer (licentiebeheer) en benodigde features
Sommige beveiligingsfuncties vereisen specifieke licenties (bijv. Microsoft 365 E3/E5 of add-ons). Zorg dat je licentiebeheer up-to-date is zodat je geen onmisbare features mist.
- E3/E5 voor geavanceerde DLP, Sensitivity Labels en Microsoft Defender-integratie.
- Controleer regelmatig welke gebruikers welke licenties hebben en pas aan op basis van rol.
Toegang en apparaatbeheer
Conditional Access en Intune
Gebruik Conditional Access om toegang te schema’s en alleen vanaf compliant apparaten toe te staan. Intune zorgt dat apparaten voldoen aan beveiligingsstandaarden.
- Forceer encryptie en up-to-date OS op mobiele en desktopapparaten.
- Blokkeer toegang vanaf jailbroken of root-apparaten.
Guest access en externe partijen
Beperk gasttoegang in Teams en SharePoint. Gebruik watervalprincipes: geef tijdelijke toegang en monitor activiteit met bewaakte gastaccounts.
Bewaking, logging en back-up
Audit logs en alerts
Schakel audit logging in en attendeer op verdachte activiteiten zoals massale downloads of externe share-events. Gebruik alerts om direct te reageren.
Back-up en herstel
Microsoft 365 is geen vervanging voor back-ups. Gebruik third-party back-up oplossingen voor SharePoint, OneDrive en Exchange Online om dataherstel mogelijk te maken na verwijdering of ransomware.
Praktische implementatiestappen (snelle checklist)
- Schakel MFA in voor alle accounts en beperk admin-rollen.
- Controleer en verlaag externe sharing-instellingen in SharePoint/OneDrive en Teams.
- Implementeer Sensitivity Labels en DLP-beleid via Microsoft Purview.
- Activeer OME voor gevoelige e-mails en configureer Exchange Online rules.
- Stel Conditional Access en Intune in voor compliant devices.
- Implementeer monitoring: audit logs, alerts en regelmatige permissiereviews.
- Zorg dat licentiebeheer aansluit op benodigde beveiligingsfeatures (E3/E5 waar nodig).
- Regel back-ups voor SharePoint, OneDrive en Exchange Online.
Extra tips en voorbeelden uit de praktijk
Voorbeeld 1: maak een ‘Financiën’-site in SharePoint met een Sensitivity Label dat downloaden blokkeert en alleen finance-role toegang geeft. Zo beperk je zowel toegang als verspreiding.
Voorbeeld 2: creëer een DLP-policy die bij detectie van BSN in een e-mail een policy tip toont en de mail in quarantaine zet voor beoordeling.
Laatste praktische tip
Controleer vandaag nog welke gebruikers externe links hebben gedeeld: ga naar SharePoint/OneDrive sharing reports en zet links ouder dan 90 dagen uit of vervang ze door gecontroleerde gedeelde mappen.