Je wilt weten of je moet kiezen voor Office 2021 of voor Microsoft 365. Veel organisaties herkennen dit dilemma: eenmalige aanschaf versus abonnementsvorm met cloudfunctionaliteit.
In dit artikel leggen we helder en praktisch uit wat het verschil is, met concrete voorbeelden rond Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive en licentiebeheer. Als experts in Microsoft 365 bij allesoverhosting.nl helpen we je kiezen die past bij jouw organisatie.
Wat is Office 2021?
Office 2021 is de traditionele, permanente licentie van de bekende Office-apps zoals Word, Excel en PowerPoint. Je betaalt één keer en je krijgt de desktopversies voor één apparaat per gebruiker.
Er zitten geen doorlopende cloudupdates of nieuwe functies bij; je ontvangt alleen beveiligingsupdates en bugfixes voor die release. Office 2021 bevat geen Exchange Online, SharePoint Online of Teams-integratie als actieve cloudservice.
Wat is Microsoft 365?
Microsoft 365 is een abonnement dat de Office-apps combineert met cloudservices zoals Exchange Online, SharePoint, OneDrive en Teams. Je krijgt continue updates, nieuwe functies en beveiligingsmaatregelen zolang het abonnement actief is.
Microsoft 365 bevat ook beheer- en beveiligingsfuncties (multi-factor authentication, Defender, DLP) en stelt je in staat om bestanden en e-mail centraal te beheren en te delen in de cloud.
Belangrijkste verschillen
Licentie en kosten
Office 2021: eenmalige betaling zonder terugkerende kosten, geschikt voor apparaten die offline moeten blijven. Geen schaalbaar licentiebeheer via de cloud.
Microsoft 365: maand- of jaarabonnementen met verschillende plans (bijv. Business Basic, Business Standard, E3). Licentiebeheer via het Microsoft 365 admin center maakt gebruikersbeheer en toewijzing eenvoudig.
- Voordeel Office 2021: voorspelbare, eenmalige kosten.
- Voordeel Microsoft 365: flexibiliteit, schaalbaarheid en centraal licentiebeheer.
Updates en functionaliteit
Office 2021 blijft functioneel stabiel maar krijgt geen nieuwe functies meer na release. Microsoft 365 krijgt continu feature-updates en verbeteringen voor apps en services.
Voor organisaties die up-to-date willen blijven met nieuwe Teams-functies of verbeteringen in SharePoint, is Microsoft 365 duidelijk aantrekkelijker.
Samenwerking en cloudservices
Office 2021 werkt vooral lokaal. Samenwerking is mogelijk met handmatige bestandsdeling, maar mist realtime co-authoring in de cloud.
Microsoft 365 levert realtime samenwerking via Teams, SharePoint en OneDrive. Voorbeeld: meerdere medewerkers bewerken tegelijk een Word-document in OneDrive en zien elkaars wijzigingen direct.
Exchange Online vs. lokale e-mail
Met Office 2021 beschik je alleen over de Outlook-client; e-mailhosting is dan een aparte keuze. Met Microsoft 365 is Exchange Online inbegrepen in veel plannen, met centraal beheer van mailboxen, regels en veiligheidsinstellingen.
Exchange Online biedt moderne beveiligingsopties en integratie met Teams en SharePoint, wat mailstromen en samenwerking vereenvoudigt.
Beveiliging en compliance
Office 2021 heeft de beveiliging van de lokale machine, maar mist cloudgebaseerde bescherming en compliance-tools. Microsoft 365 bevat functies zoals MFA, Microsoft Defender, DLP en eDiscovery (afhankelijk van het plan).
Voor organisaties met compliance-eisen of behoefte aan centraal beveiligingsbeleid is Microsoft 365 vaak de betere keuze.
Migratie en beheer
Migreren van oude systemen naar Office 2021 is in principe simpel, maar biedt geen toekomstbestendige cloudmigratie. Migratie naar Microsoft 365 vereist aandacht voor mailboxen (Exchange Online), bestanden (SharePoint/OneDrive) en Teams-data.
Goed licentiebeheer helpt kosten te beheersen en voorkomt overprovisioning; allesoverhosting.nl verzorgt migratie, licentieadvies en security-setup voor Microsoft 365.
Praktische tips voor jouw keuze
Praktische tip: wanneer kies je Office 2021?
- Je hebt een beperkt budget en werkt grotendeels offline.
- Je wilt geen doorlopende abonnementskosten.
- Je hebt weinig tot geen noodzaak voor realtime samenwerking of cloudbeheer.
Praktische tip: wanneer kies je Microsoft 365?
- Je wilt Exchange Online voor centraal e-mailbeheer en betere beveiliging.
- Je gebruikt Teams en SharePoint voor samenwerking en een intranet.
- Centraal licentiebeheer en continue updates zijn belangrijk voor jouw organisatie.
Snel stappenplan voor besluitvorming
- Inventariseer gebruikers, apps en benodigde cloudservices (Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive).
- Maak een kostenvergelijking: eenmalige aanschaf vs. jaarlijkse abonnementskosten per gebruiker.
- Beoordeel beveiliging en compliance-eisen; kies Microsoft 365 als je MFA, DLP en Defender nodig hebt.
- Vraag een proefperiode of pilot aan bij Microsoft 365 om Teams, SharePoint en OneDrive te testen.
Hoe wij helpen
Bij allesoverhosting.nl adviseren we over licentiebeheer, migratie naar Exchange Online en inrichting van Teams en SharePoint. We richten beveiliging en OneDrive-sync in zodat jouw organisatie meteen productief is.
Onze aanpak: eerst inventarisatie, daarna een praktisch stappenplan inclusief kostenoverzicht en support tijdens de migratie.
Praktische check die je nu kunt doen: controleer binnen 15 minuten hoeveel gebruikers daadwerkelijk cloudfeatures nodig hebben (e-mail, gedeelde documenten, Teams). Als meer dan 30% die functies nodig heeft, verdient Microsoft 365 sterke voorkeur — bekijk daarna passende licentieplannen en vraag hulp bij migratie en licentiebeheer.